نخست طرح یک سئوال : منظور از اصطلاح "مستــند سازی چیست ؟ مستند سازی یعنی تعیین، ثبت و جمع آوری، نگهداری و به روز رسانی اطلاعات – آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری، اطلاعاتی و گزارشی- مشخص نمودن سیاستهای اجرایی و بهره برداری - در ساده ترین شکل نرم افزاری این اصطلاح به نام داکیومنتیشن شناخته میشود. 

در مستند سازی ما نیازمند تعریف دستورالعمل اجرایی هستیم یعنی چگونگی گردش کار از قبل تعریف شده است ما با ثبت کتبی و حفظ و نگهداری این ثبتها در واقع محتوی داده و اطلاعات را تولید میکنیم به شکل ساده تر ثبت وقایع با جزئیات زمانی مکانی و شرح به حالت طبقه بندی شده به شکلی که دسترسی با تفکیک زمان واقعه - محل وقوع و کلمات کلیدی قابل دسترسی باشد. در حوزه معادن و صنایع مرتبط بزرگ مقیاس یکی از ابزارهای مورد استفاده برای بهیهنه سازی و بهره وری مستند سازی است. 

این امور میتواند در واحد های متوسط و کوچک مقیاس نیز تبیین و اجرا گردد برای مثال ما در قسمت معادن در بخشهای مختلف میتوانیم با رویکرد مستند سازی فنی از بسیاری از هزینه های سربار تولید پیش گیری نمائیم یا روند را کاهشی کنیم . یکی از این موارد گزارش های روزانه و هفتگی تعمیرات و نگهداری است جزئیاتی که برای یک عملیات تعمیرات و نگهداری لازم است در فرم مخصوص از قبل تهیه شده مانند یک فهرست مورد بازبینی قرار میگیرد در این شیوه کوچکترین جزئیات عملیات صورت گرفته مانند گریس کاری نقاط مشخص شده در نقشه شماتیک با کد های مشخصی تعریف پذیر هستند رصد شده و پس از اقدام اجرایی با نشانه گزاری تایید میشود ( چک لیست ) این گزارش به عنوان سابقه هفتگی و بعد ماهیانه و سالانه براحتی در برنامه های رایانه ای قابل تعریف هستند جزئیات فنی شامل تعویض فیلتر ها و لوازم یدکی با ذکر تاریخ عملیات در این فرم های جدولی میتواند به شکل زمانی تعریف شده و ما را برای تعویض ها ورسیدگی به موقع یاری رساند بسیاری از مشکلات فنی تعمیرات در ماشین آلات سنگین بخصوص در حوزه معادن حاصل استهلاک و فرسایش قطعاتی است که در صورت آگاهی به موقع از سر رسید  زمانی تعویض ها امکان تعویض به موقع فراهم شده و روند انتقال مشکل فنی به سایر اجزا دستگاه از بین خواهد رفت تا اینجا صرفا با روش مستند سازی اطلاعات ما روند عادی مراقبت از تولید را ایجاد کرده ایم اما در بطن همین گزارش مستند امکان دریافت اطلاعات بیشتری در بررسی یک بازه زمانی بلند مدت فراهم میگردد اگر در گزارش مستند ما مشخص شود که برای مثال در طول شش الی هشت ماه گذشته یک قطعه بلبرینگ در ناحیه ای سه بار نیاز به تعویض داشته باید در جستجوی یک دلیل پنهان برای این امر غیر عادی بود درشرایطی که چنین رویداد هایی مستند یعنی ثبت نشوند ما از نمایی کلی نمیتوانیم منشا این عیب فنی را بیابیم .در موردی مشابه در واحد فرآوری سنگبری صرفا با یک سهلنگاری کوچک در فراموش شدن گیرسکاری یک نقطه حساس فولادی که در بخش زیرین دستگاه  دور از چشم است بوده امکان آسیب رسیدن به دستگاه و از متوقف شدن خط تولید کاملا معمول است.ضرورت مستند سازی یعنی تهیه فهرست نقاط تعمیرات و نگهداری با ضمیمه شدن عکس دستگاه به شکل چک لیست ما را برای انجام عملیات نگهداری به شکل مفیدی یاری میرساند.موضوع بسیار مهم در تهیه این چک لیستها ذکر نام مسئولان عملیات و زمان دقیق انجام عملیات است با این روش در بازه زمانی میان و بلند مدت ما میتوانیم یک گزارش عملکرد از افراد فنی و تیم اجرایی در اختیار داشته باشیم .در فهرست گواهینامه های استاندارد کیفیت مدیریت – سری ایزوها  بخش مستند سازی قلب و مرکز مهم این روند تلقی میشود .مستند سازی در امور ستادی و اداری نیز به همان اندازه اهمیت دارد که در بخش فنی.ثبت دقیق تماس های تلفنی با ذکر دقیق مشخصات تماس گیرنده و اهداف وزمان مکالمه از جمله ریشه ای ترین مسئله در توجه به مشتری مداری است در زمانی که شرکت و یا واحد تولیدی ما قصد دارد در حوزه مشتری مداری موثر عمل کند . مثالی از یک مستند سازی سیستماتیک وکارآمد :در کشور آلمان این مسئله یک فرهنگ عمومی تلقی میشود صرف نظر از اینکه شما با یک کلینیک درمانی تماس دارید یا اداره و یا در پی دریافت خدماتی هستید اپراتور مشخصات شما را درخواست و درنرم افزار مشخص ثبت میکند وچنانچه شما شش ماه بعد مجدد با این اداره یا مرکز تماس بگیرید آنها سابقه تماس و نوع درخواست و حتی نتیجه پیگیری را مشاهده میکنند .این ثبت سابقه به عنوان اطلاعات مهم در خصوص کنش و واکنش و گرفتن بازخورد ها توسط تیم های برنامه ریز سازمان مورد بازبینی و بررسی قرار میگیرد و به عنوان شاخص های مهم برای بهبودی و ارتقا خدمات رسانی در دستور کار اجرایی شرکت لحاظ میشود .

از دیگر بخشهای مهم مستند سازی در رویه اجرای کار در سازمان یا واحد تولیدی است هر دستوری حتی شفاهی باید مدرک نوشتاری یا کتبی داشته باشد که چه کسی در چه زمانی و چه دستوری داده شده است این رویه بعد از اجرا با ذکر نتیجه و امار مجدد تکمیل شده و در نهایت ما دارای یک گزارش عملکرد هستیم که گردش کار تعریف شده را میتوانیم به خوبی رصد کرده و نواقص را شناسایی کنیم در این مورد مسئول اجرایی نیز با احساس مسئولیت اجرایی برای ثبت تلاش خود مواجه است و این خود محرک مناسبی برای افزایش تمرکز و دقت در اجرا میشود .

مستند سازی یعنی سیستم سازی شفاف و پاسخگو که چرخش و گردش کار تعریف شده را به عنوان یک سابقه تاریخی ثبت کرده و در دسترس مسئولین و مدیران ارشد سازمان قرار میدهد با این روش در یک بازه زمانی بلند مدت حتی با تغییرات نیروی کار و یا مدیران میانی و ارشد سازمان ما دارای یک حافظه سازمانی در خصوص این مستندات میشود هر گردش کاری قابل رجوع است و هر مقطع مسئول مشخص داشته و این روند به سازمان ما این قابلیت را میدهد که با تغییرات کارکنان و مدیران سازمانی همیشه تاریخچه اقدامات را دانسته و نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنیم در مثال ساده در نبود مسئول تعمیر و نگهداری و یا غیبت مدیر ارشد آن قسمت همچنان تصمیم سازان مجموعه از جزئیات گردش کار در محیط معدن و یا صنایع فرآوری وابسته مطلع خواهند بود.

بنابراین مستند سازی مهمترین مقدمه تهیه گزارش عملکرد است و امکان نظارت و بازبینی و تجدید نظر و یا تغییر دستور را فراهم میکند این مستند سازی در بازه زمانی عمریک شرکت به عنوان یک سابقه و حافظه سازمانی در راه رشد و توسعه سازمان مدیران ارشد را یاری خواهند نمود و شاید بشود ادعا کرد که اطلاعات مستند شده هیچگاه تاریخ مصرفشان پایان نمی یابد.

امید است واحد های معدنی و صنایع وابسته در مقیاس شرکتهای متوسط و کوچک نیز  با تکیه بر این ابزار روند امور اجرایی را با هدف بهره وری و کاهش هزینه ها رشد و توسعه بخشند .

 

چک خدمات رسانی رشد و توسعه کاهش هزینه مشکلات