مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست و چه کاربردی دارد؟

در هر کسب و کاری برای اینکه اهداف محقق شود، نیاز به فرایند وجود. هر کسب و کاری قصد دارد که بر روی امور تجاری و کاری خود تسلط داشته باشد نیازمند قاعده‌ای برای انجام فعالیت‌های خود است. قاعده ای که در زمینه مدل سازی، اتوماسیون، اجرا و همینطور بهینه سازی به سازمان کمک کند. به این قاعده مدیریت فرایند گفته می شود و با علامت اختصاری BPM شناخته می شود.

مدیریت فرایند به زبان ساده

اگر بخواهیم مدیریت فرایند را به زبانی ساده تعریف کنیم، در واقع اشاره به قاعده ای دارد که نظم و ترتیب را به درستی اعمال می کند و کار در مسیر عملی پیش می رود. مدیریت فرایند باعث می شود تا یک کسب و کار بتواند به صورت دقیق اما آرام و پیوسته به موفقیت برسد و نیاز به تغییرات ناگهانی یکباره و از بالا به پایین نخواهد بود. در این زمینه بسیار مهم است که سطح اصلاح و انطباق سازمان در دوره های مختلف به درستی پیش بینی شود.

فردی که مسئول مدیریت فرایند است می بایست عملکرد و فعالیت سازمان را نیز در نظر داشته باشد. موضوعی که گاه اشتباه گرفته می شود اینکه برخی فکر می کنند که مشارکت در فرایند همان مدیریت فرایند است که این تصور اشتباه است. وقتی یک درخواست صورت می گیرد و تایید آن توسط مدیر انجام می شود، بخشی از مدیریت فرایند است اما مدیر نمی تواند مدیریت درست فرایند را صرفاً با تایید آن انجام دهد.

فرض کنید شما از یک بانک درخواست وام کرده اید و رئیس بانک به درخواست شما پاسخ مثبت می دهد، او فقط وظیفه تایید درخواست را دارد و مدیریت فرایند نمی کند.

BPM

کاربرد مدیریت فرایند

مدیریت فرایند در هر سازمانی اجرا می شود اما حقیقت این است که نوع اجرا و هدف بسیار متفاوت است. یکی از مهمترین کاربرد مدیریت فرایند در مدیریت هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری است.

مدیریت فرایند چه نفعی برای سازمان دارد؟

در ادامه به برخی مزایای مدیریت فرایند اشاره می‌کنیم.

چابکی سازمان: یکی از مهمترین مزایای مدیریت فرایند این است که سبب می شود سازمان توانایی لازم برای واکنش در برابر تغییرات را داشته باشد. این سطح از تغییرات ناشی از پیشرفت در فناوری خواهد بود. گاه یک سازمان نیاز به تنظیم یک روال جدید دارد و مدیریت درست فرایند می تواند اثربخشی خوبی برای آن داشته باشد.

مدیریت دانش و انتقال آسان دانش سازمان: زمانی که نیروی کار یک شرکت تغییر می کند و یا گسترش می یابد، نیاز به روشی است که قابل اعتماد باشد و برای انتقال دانش مورد استفاده قرار بگیرد. بارها دیده شده است که یک شرکت برای انجام یک فرایند به یک کارمند مشخص اعتماد می کند و در نهایت نتیجه کار برعکس می شود. در واقع کارمند مورد نظر بازنشسته می شود و یا جابجایی و استخدام صورت می گیرد و این رویکرد سبب می شود که دیگر دانش مورد نظر در شرکت باقی نماند. برای جلوگیری از این مشکل نیاز به مدلسازی و مستندسازی است تا دانش لازم در شرکت رعایت شود کاری که سازمان‌ها به واسطه مدیریت درست فرایند انجام می دهند.

فرصت های بیشتر با مدیریت فرایند

مدیریت فرایند سبب می شود تا یک کسب و کار بتواند به صورت آهسته و پیوسته به رشد برسد و نیاز به تغییرات ناگهانی از بالا به پایین نخواهد بود. در این زمینه بسیار مهم است که سطح اصلاح و انطباق به درستی پیش بینی شود. به طور کلی داده هایی که در یک شرکت پیش بینی می شود ساز و کار مخصوص به خود را دارد و بر اساس سطح موفقیت افراد و نوع هدف شرایط برای ورود فرصت های بیشتر خواهد بود.

BPM

کشف خودکار فرآیند با مدیریت فرایند

یک نکته جالب که معمولاً در بررسی ها، جا می ماند اینکه مدیریت فرایند سبب می شود تا کشف خودکار فرایند به دقت صورت بگیرد. تکنیک های کشف خودکار فرایند سبب می شود تا یک فرآیند بتواند شرایط مخصوص به خود داشته باشد. دقت کنید که نقشه فرایند به طور کلی بر اساس فعالیت های متوالی سازمان مشخص می شود و هرچه روابط شفاف‌تر دنبال شود، عملکرد بهتری دارد. در اینجا ما از اصول و تکنیک‌های فرایندکاوی استفاده می‌کنیم.

تکنیک های کشف خودکار به طور کلی سبب می شود تا جابجایی بین کارمندان هدفمند باشد و این رویکرد به رشد سازمان کمک زیادی می کند.

بررسی انطباق با مدیریت فرایند

مجموعه ای از قوانین انطباق مطرح است که سبب می شود مدل فرآیند سبک اصولی داشته داشته باشد. اینطور که مشخص است برخی از قوانین انطباق به نفع سازمان نیستند و مدیریت فرایند کمک می کند تا این قوانین دور بماند و اثر بخشی خوبی نداشته باشد.

همینطور این رویه کاوش عملکرد سازمان را نیز آسانتر می کند به طوری که تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند بهبود می یابد. اینطور که بررسی ها نشان می دهد هوش تجاری در یک سازمان به کمک مدیریت فرایند می تواند نتیجه سریع تری داشته باشد مخصوصاً زمانی که حجم کار زیاد است و نیاز به تصمیمات سریع تر است. تحلیل اصول کاربردی یک سازمان فرایندی جدی و قابل قبول را رقم می زند.

چنانچه به حوزه مدیریت فرایند علاقه‌مند هستید پیشنهاد می‌کنیم دوره آموزشی مدیریت فرایندهای کسب و کار در کاروکسب را در دستور کار آموزشی خود قرار دهید. برای اطلاعات بیشتر در خصوص این دوره به سایت www.karokasb.org  مراجعه کنید.